Fraude binnen de Vereniging beperken
Fraude, faillissement of verduistering binnen de Vereniging
Helaas lezen ook wij geregeld dat er een VvE-beheerder failliet is gegaan en dat de Vereniging de dupe is en daardoor haar reserves kwijt is. Maar ook dat de penningmeester (een bewoner van de VvE zelf) of de administrateur de banksaldi verduisterd door het wegsluizen van geld naar eigen rekening.
De schades variëren van enkele duizenden euro’s tot soms in de miljoenen.
Hoe gaat dit dan in zijn werk?
In veel gevallen kan de beheerder of penningmeester direct beschikken over het saldi van de bankrekeningen van de Vereniging van Eigenaars zonder tussenkomst van de Voorzitter of overige (bestuurs-)leden. Op deze manier is het mogelijk om geld over te boeken naar eigen inzicht.
Helaas komt het ook voor dat de rekeningnummers niet op naam van de Vereniging zelf komen te staan met alle gevolgen van dien voor de reserves als er een faillissement is.
Voorkomen is beter dan genezen
Het is natuurlijk een nachtmerrie van iedere appartementseigenaar: de gezamenlijke rekening van de Vereniging is leeg.
Maar hoe kun je dit voorkomen en de risico’s tot een minimum beperken?
Door het hanteren van de volgende punten kunnen de risico’s beperkt worden tot een minimum:
- Houd altijd met meerdere personen (eigenaren) goed toezicht op de financiële huishouding van de Vereniging van Eigenaren.
- De tenaamstelling van de bankrekeningen van de VvE staan op naam van en blijft staan op naam van de Vereniging. Op deze manier kan de VvE niet meegenomen worden in een faillissement. Zie hiervoor ook uw modelreglement. Tip!
- Maak gebruik van “twee handtekeningen systeem” voor het verzenden van betalingen. Op deze manier is er altijd een tweede partij die de betaling dient te accorderen. Informeer bij uw bank naar de mogelijkheden.
De model splitsingsreglementen hebben een soortgelijk systeem al voorgeschreven. Tip! - Geef alle bestuursleden inzicht in de mutaties op bankrekeningen en controleer met regelmaat de originele afschriften (online of fysiek) van de VvE. Hierdoor zijn er meerdere personen die ongeregeldheden in een vroeg stadium kunnen waarnemen.
- In het geval dat een administrateur betalingen kan klaarzetten voor verzending (twee handtekeningen systeem) blokkeer dan deze bankpas voor pintransacties. Dit waarborgt dat er alleen betalingen klaargezet kunnen worden.
- Laat automatische incasso’s direct op de VvE rekening komen en niet via de rekening van anderen.
Tip! Gebruik onderstaande links voor uw modelreglement
modelreglement 1973 – artikel 31 modelreglement 1983 – artikel 32 modelreglement 1992 – artikel 32 modelreglement 2006 – artikel 10 modelreglement 2017 – artikel 47
Garantie
Bovenstaande punten zijn natuurlijk geen garantie ter voorkoming van diefstal of fraude. Echter zijn de grootste risico’s ingedamd en beperkt.
Wel is het mogelijk met deze punten om ervoor te zorgen dat frauduleuze praktijken snel worden opgemerkt en geen jaren voortduren.
